クラウドERP
ERPのメリット
中小企業や小規模事業者でもERP（基幹業務管理）の導入を検討することが多くなってきました。
一昔前は大企業のものとして考えられてきたERP(エンタープライズ・リソース・プランニング)ですが、クラウドコンピューティングの進展によって、導入コストや維持コストが大幅に削減できるようになり、中小企業や小規模事業者向けに進化してきたことが大きな要因です。
そこで規模の小さい法人で導入する際に検討すべき事項や目的をどう考えればいいかをまとめます。
大企業が検討すべき内容とは違った中小企業独自の観点が必要となるので改めて考える必要があるのです。
営業・購買・生産・在庫・人事・会計・・・など業務ってそれぞれが、別の部署で別々に管理されますよね。
ERPではこういった営業・購買・生産・在庫・人事・会計のいわゆる基幹業務のデータを１つのシステム・１つのデータベースで管理します。
そうすると、今まで別々だったデータが、横断的につながるのです。
例えば、在庫管理を中心に見ると、
１個の商品を仕入れると在庫は１つ増えます。
１個の商品を判断すると在庫は１つ減ります。
そうすると、通常は、購買管理で１個仕入れて、在庫管理で１つ増やし、販売管理で１個売り上げて、在庫管理で１つ減らします。
ERPではこれがつながるので、自動的に、１個仕入れれば在庫数量が１つ増えますし、１個売れば在庫数量が１つ減ります。
無駄な入力や調整をする必要がなくなるので、会社全体を全体最適の目線で管理可能になります。
ERPは、会計や販売、購買、在庫など複数業務を１つのシステムで管理するということから、１つのシステムにログインすれば、基幹業務のすべてが可視化されます。
それは経営全体が可視化されるのと同じです。
基本的には、見たいときに見たいデータが見れるということになります。
例えば、案件ごとに損益が進捗途中でも見れるようになります。
受注金額だけは把握できているが、発生している原価や細かい経費でいくら使ったかがわからないといったケースはよくあると思います。
ERPを導入すれば細かいコストまで一元管理しているために、収益に対しての費用がわかるので、利益が明確になります。
それが案件の進捗途中で随時把握できるんです。
これがプロジェクトメンバー全員で共有できるので１人１人が利益に責任を持つようになり、チーム活性化にもつながるでしょう。
今時点の会社全体の情報が把握できるようになります。
経営者が意思決定をする上での最大のメリットとなるでしょう。
現時点での銀行残高の合計はいくらあるのか？と思い立ったときに、複数銀行の通帳を見比べても時間かかりますし、記帳してなければ最新の金額情報もわかりません。
ERPなら自動会計転記によって、支払った情報、入金された情報が統合管理されているため、銀行の会計勘定科目の金額を見ることですぐに正確な値がわかります。
今日の朝に発売した新商品の売上もすぐに把握できます。
顧問税理士に財務諸表を作ってもらわなくても、財務会計の情報がクリック１つで見ることができるんです。
環境変化の早く厳しい時代だからこそ、スピードは重要です。
競争環境に打ち勝つためにもリアルタイム経営は大きなメリットとなります。
非効率な業務を効率的にすることで残業の防止、生産性を高め重要業務に集中できるメリットが生まれます。
そのために、ITが持っている可能性を業務に当てはめて実践していくことで業務改革のきっかけとすることができます。
例えば営業活動で見ていきます。
見込顧客の管理や既存顧客のデータが簡単に見れることによって、どの顧客に回るべきか、どんなパターンで提案すれば受注に結び付きやすいかなど
分析することが可能です。
そうすると今日訪問すべき得意先がどこなのか、訪問した際に何をすればいいのかが判断付くようになります。
時間対効果を高めた営業活動が可能になります。
また、クラウドを前提とすることで、販売情報の入力を外出先からスマートフォンで行うことができます。
わざわざ会社に戻ってきてパソコンに入力しないでも、外出先でできてしまえば直行直帰がしやすくなりますし、子育て中などで在宅での仕事もしやすくなり、働き方を柔軟にすることができます。
販売管理には、A社システムを導入して、
購買管理には、B社システムを導入して、
財務会計では、C社システムを導入して・・・
A社システムとB社システムを連携されるために、D社の連携ツールを導入して・・・
ERPを使わないで、部分最適的にシステムを検討するとこのように無駄だらけで、システムが分かれてしまいます。
さらには、分かれたシステムを連携されるための別のシステムが必要になったりします。
ERPは最初から１つなので、余計なシステムがすべて不要になります。
企業の成長とともにシステムの数も増えていくことが多いのですが、そのランニングコストはばかになりません。
１つにまとめてしまえば、当然コストは削減されます。
ERPは高いというのは、過去の大企業向けのシステムのイメージです。
中小企業向けのクラウドERPは初期費用も、ランニングも圧倒的に安くなるんです。
企業の不祥事が目立つ時代です。
そもそもの不祥事が起こせないように制御することもシステムとして必要な要素です。
また意図的な要因だけでなく、ミスやデータ不整合などの発生から不正な状態になってしまうことも防がないといけません。
このために、統制を考えたシステムの導入が必須となります。
ただし、システムによっては統制をとるための制御が不十分なものも多く存在します。
特に安さを売りにしたパッケージソフトやクラウドサービスには注意すべきです。
信頼性の高いシステムの導入から、企業の信頼を作り出すことを考えるべきとなります。
以上のような検討事項・導入効果を想定し、クラウドERPの導入を進めるといいです。
ERPそのもののメリットとして、会社全体を一元的に管理でき、会社全体が見える化できます。
しかもリアルタイムにデータが確認でき、スピード経営も可能なんです。
そんな便利なものが低コストで導入できる時代となったので、検討するしかないでしょう。
積極的に導入効果を期待してください。